Où entreposer ses factures d’entreprise ?

Les factures d’entreprise à l’instar des autres documents administratifs sont des pièces à conserver. Ils sont importants pour les procédures comme les audits internes ou externes. De ce fait, les factures d’entreprises doivent être stockées dans un endroit sécurisé permettant de les avoir intactes au cas où vous en aurez besoin. Si vous êtes patron d’une entreprise, voici éditées pour vous ci-dessous, les meilleurs espaces de stockage pour vos factures.

Où conserver ses factures en version papier ?

Le processus de conservation des documents délicats comme les factures prend en compte le lieu de stockage et aussi le format du document. Vous pouvez consulter le lien ci-après pour en savoir plus sur la conservation des factures.

Pour les documents en version papier, il est important de les conserver dans un lieu qui n’est pas exposé à l’humidité. Préférez un coffre-fort hermétiquement fermé ou un meuble avec des tiroirs, mais qui n’est pas souvent assailli par les gouttelettes. En dehors du fait de mouiller les documents et d’accélérer leur dégradation, l’humidité favorise le développement des insectes. Ces derniers peuvent ensuite détériorer les documents en version physique dans le meuble ou l’espace où vous les aurez stockés. Pour pallier le risque de la détérioration des documents, le mieux serait de se conformer à la nouvelle loi française réglementant l’octroi et la sauvegarde des factures dans l’hexagone. Il s’agit de les reproduire sous une version numérique, de les exporter et de les conserver dans un format PDF. Après la reproduction, il faudra insérer sur la version PDF une signature numérique et d’horodater la facture obtenue. Pour rappel, il est important que la facture numérique soit identique à la version papier pour être validation par les autorités françaises.

Quid de la version électronique ?

Pour le stockage de la facture électronique, vous devez au préalable obtenir l’accord de vos clients pour la délivrance d’une facture en une version autre que celle papier. Et dans le processus de délivrance des factures, pensez toujours à garder une preuve de la réception de la facture par votre client dans votre système d’archivage. Conservez aussi la version électronique et la preuve de réception sur un stockage externe afin de pouvoir exhiber les preuves en cas de litiges, au cas où votre système d’archivage deviendrait défectueux.

En ce qui concerne le délai de conservations des factures papier ou électronique, deux lois s’entrechoquent. Le livre des procédures fiscales donne un délai de 6 ans alors que le code du commerce exige une conservation pendant 10 ans. Des deux délais, la dernière est la plus recommandée.